Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch
Erhalten Arbeitnehmer vom Arbeitgeber einen Firmenwagen, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern. Für die private Nutzung wird dieser Vorteil in der Regel pauschal mit monatlich 1% des inländischen Listenpreises erfasst. Diese Regelung ist allerdings nicht zwingend.
Wird während des ganzen Jahres ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt und ergibt sich nach Ablauf des Jahres, dass die tatsächlichen Kosten für die Privatfahrten geringer sind, kann der Bruttolohn im Rahmen der Einkommensteuererklärung entsprechend gemindert werden.
Dies lohnt sich in erster Linie für Arbeitnehmer, die das Fahrzeug nur in geringem Umfang privat nutzen. Neben einem Kostennachweis für das Fahrzeug, der in der Regel vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden kann, muss allerdings das ganze Jahr hindurch ein Fahrtenbuch geführt werden, in dem sämtliche Fahrten aufgezeichnet werden. Festzuhalten ist dabei neben dem Datum auch der Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt sowie für die beruflichen Fahrten zusätzlich das Fahrziel und der Zweck der Fahrt.
Das Führen eines Fahrtenbuches ist sicherlich lästig, kann aber durchaus – abhängig von der Fahrzeugnutzung – zu einer deutlichen Steuerersparnis führen. Erleichterung bietet oftmals ein elektronisches Fahrtenbuch. Aber auch hier sind bestimmte Regeln zu beachten. So hat zuletzt der Bundesfinanzhof am 12. Januar 2024 (Az. VI B 37/23) entschieden, dass ein Fahrtenbuch in geschlossener Form geführt werden muss. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen dabei nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.
Auch das Finanzgericht Düsseldorf hat mit Urteil vom 24. November 2023 (3 K 1887/22 H (L)) ganz ähnlich entschieden. So erfüllt nach Ansicht der dortigen Richter ein in elektronischer Form geführtes Fahrtenbuch nicht den Anforderungen, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert werden. Dem Erfordernis der zeitnahen Führung eines solchen Fahrtenbuchs wird zudem nicht genügt, wenn die – zwischenzeitlich auf Notizzetteln festgehaltenen – Eintragungen erst mehrere Tage oder Wochen nach Abschluss der betreffenden Fahrten vorgenommen werden.
